Met een Wet DBA checklist kun je als opdrachtgever beter beoordelen of je schijnzelfstandigheid voorkomt wanneer je een zzp’er inhuurt. De Wet DBA draait niet om één simpel formulier, maar om de vraag of de arbeidsrelatie in de praktijk zelfstandig genoeg is. Deze checklist helpt je om vóór, tijdens en na de opdracht de juiste vragen te stellen.
Waarom opdrachtgevers een Wet DBA checklist nodig hebben
Als opdrachtgever loop je risico wanneer je een zzp’er inzet voor werk dat eigenlijk in loondienst wordt gedaan. De Belastingdienst kan dan oordelen dat er sprake is van een dienstbetrekking. Dat kan gevolgen hebben voor loonheffingen, premies en mogelijke correcties.
De Wet DBA is bedoeld om te voorkomen dat mensen als zelfstandige worden ingehuurd terwijl zij feitelijk werknemer zijn. Voor opdrachtgevers betekent dit dat je niet alleen moet kijken naar het contract, maar vooral naar de praktijk. Hoe wordt de zzp’er aangestuurd? Is er vrijheid in de uitvoering? Is de opdracht duidelijk afgebakend? Is de zzp’er ondernemer?
Gebruik deze checklist naast de algemene schijnzelfstandigheid checklist.
Bepaal of het werk een opdracht of functie is
De eerste vraag is: huur je iemand in voor een zelfstandige opdracht of vul je eigenlijk een functie in? Een opdracht heeft een duidelijk doel, een resultaat en vaak een tijdelijke aard. Een functie is structureel onderdeel van de organisatie.
Risicosignalen zijn:
- de zzp’er doet hetzelfde werk als werknemers;
- de werkzaamheden zijn structureel nodig;
- de zzp’er wordt opgenomen in het normale rooster;
- er is geen duidelijk eindresultaat;
- de rol lijkt op een interne vacature.
Een veilige opdracht is concreter. Bijvoorbeeld: “ontwikkel een communicatieplan”, “begeleid de migratie naar systeem X” of “realiseer een specifieke projectfase”. Lees ook zzp’er inhuren zonder schijnzelfstandigheid.
Leg het resultaat vast
Een resultaatgerichte opdracht is sterker dan een algemene beschikbaarheidsafspraak. Natuurlijk kan een zzp’er per uur werken, maar de opdracht moet meer zijn dan alleen aanwezigheid.
Controleer:
- is het doel van de opdracht duidelijk?
- is beschreven wat de zzp’er oplevert?
- is er een einddatum of evaluatiemoment?
- zijn de verantwoordelijkheden afgebakend?
- kan het resultaat objectief worden beoordeeld?
Een zwakke formulering is: “zzp’er ondersteunt het team waar nodig.” Een betere formulering is: “zzp’er levert een procesanalyse en verbeterplan op voor afdeling X.”
Voorkom werkgeversgezag
Een van de belangrijkste onderdelen van de beoordeling is gezag. Als jij als opdrachtgever bepaalt hoe de zzp’er dagelijks moet werken, ontstaat sneller het beeld van loondienst.
Je mag wel kaders stellen. Denk aan deadline, veiligheidsvoorschriften, privacyregels, budget en kwaliteitseisen. Maar de zzp’er moet professionele vrijheid houden.
Let op:
- geen dagelijkse instructies zoals bij werknemers;
- geen functioneringsgesprekken;
- geen verlofaanvragen;
- geen standaard leidinggevende;
- geen verplicht intern opleidingsprogramma;
- geen beoordeling alsof de zzp’er personeel is.
Lees verder over gezagsverhouding bij een zzp’er.
Beperk inbedding in de organisatie
Een zzp’er kan samenwerken met je organisatie zonder onderdeel te worden van je organisatie. Dat verschil is belangrijk. Als de zelfstandige volledig opgaat in het team, wordt het risico groter.
Controleer:
- heeft de zzp’er een externe opdrachtrol?
- is er onderscheid met werknemers?
- neemt de zzp’er alleen deel aan noodzakelijke overleggen?
- krijgt de zzp’er geen interne functietitel?
- is er geen deelname aan HR-processen?
Een zzp’er mag best overleg voeren met werknemers. Maar deelname aan alle interne vergaderingen, personeelsgesprekken en teamrituelen kan de indruk geven dat de zzp’er werknemer is. Lees ook inbedding organisatie zzp’er.
Controleer ondernemerskenmerken
Je hoeft als opdrachtgever niet elk detail van de onderneming van de zzp’er te controleren. Toch is het verstandig om te kijken of iemand zich zichtbaar als ondernemer gedraagt.
Vraag bijvoorbeeld:
- heeft de zzp’er meerdere opdrachtgevers?
- heeft de zzp’er een website of portfolio?
- gebruikt de zzp’er eigen algemene voorwaarden?
- stuurt de zzp’er facturen?
- heeft de zzp’er eigen verzekeringen?
- investeert de zzp’er in eigen kennis of materiaal?
Deze punten zijn niet afzonderlijk beslissend, maar ze helpen wel bij het totaalbeeld. Lees meer over meerdere opdrachtgevers en financieel risico als zzp’er.
Beoordeel het tarief
Het tarief is niet het enige criterium, maar kan wel relevant zijn. Een zzp-tarief moet normaal gesproken ruimte bieden voor ondernemerskosten, zoals verzekeringen, pensioen, administratie, vakantie, ziekte en acquisitie.
Een laag tarief is vooral risicovol wanneer de zzp’er daarnaast weinig vrijheid heeft en economisch afhankelijk is. Beoordeel daarom of het tarief past bij de zelfstandige aard van de opdracht.
Lees de verdieping over uurtarief en schijnzelfstandigheid.
Gebruik een passende overeenkomst
Een goede overeenkomst van opdracht blijft belangrijk. Leg vast wat de opdracht is, hoe betaling plaatsvindt, welke vrijheid de zzp’er heeft en welke aansprakelijkheid geldt. Vermijd termen die bij loondienst horen, zoals salaris, leidinggevende, verlof, functie en personeelsbeleid.
Een opdrachtovereenkomst bij schijnzelfstandigheid moet altijd aansluiten op de praktijk. Een modelovereenkomst kan nuttig zijn, maar is geen garantie.
Richt de samenwerking praktisch goed in
Veel DBA-risico ontstaat niet in het contract, maar in dagelijkse gewoontes. Denk aan een bedrijfsemail, vaste werkplek, teamoverleggen en personeelsactiviteiten. Deze zaken zijn niet altijd verboden, maar ze moeten logisch zijn voor de opdracht.
Controleer:
- is een bedrijfsemail echt nodig?
- werkt de zzp’er alleen op locatie wanneer dat noodzakelijk is?
- zijn teamoverleggen opdrachtgericht?
- krijgt de zzp’er geen personeelsvoordelen?
- is duidelijk dat de zzp’er extern is?
Lees meer over zzp’er met bedrijfsemail, zzp’er op locatie en zzp’er in teamoverleg.
Documenteer je beoordeling
Maak per opdracht een kort dossier. Dit hoeft geen ingewikkeld juridisch document te zijn. Het doel is dat je kunt laten zien dat je vooraf bewust hebt beoordeeld waarom de opdracht zelfstandig kan worden uitgevoerd.
Neem op:
- opdrachtomschrijving;
- reden voor inzet zzp’er;
- resultaatafspraken;
- afspraken over vrijheid;
- ondernemerskenmerken;
- contract;
- evaluatiemomenten.
Zo’n dossier helpt ook intern. Managers en projectleiders weten dan beter hoe zij de zzp’er moeten behandelen.
Evalueer tijdens de opdracht
Een opdracht kan veranderen. Iemand begint als externe specialist, maar draait na enkele maanden volledig mee in een team. Daarom moet je niet alleen vooraf toetsen, maar ook tijdens de opdracht.
Plan een evaluatie bij verlenging, functiewijziging, uitbreiding van taken of verandering van aansturing. Als de opdracht te veel op loondienst gaat lijken, pas de samenwerking aan. Lees hiervoor schijnzelfstandigheid oplossen.
Sectoren met verhoogde aandacht
In sommige sectoren is extra voorzichtigheid nodig, omdat zzp’ers vaak in roosters, teams of kernprocessen werken. Denk aan zorg, bouw, onderwijs en kinderopvang. Ook bij een interim manager of communicatieadviseur kan de rol snel intern worden.
Veelgestelde vragen
Is deze Wet DBA checklist verplicht?
Nee, maar het is wel verstandig om een vaste beoordeling te gebruiken. Zo voorkom je willekeur en toon je aan dat je bewust handelt.
Kan ik met deze checklist boetes voorkomen?
Een checklist geeft geen garantie, maar helpt wel om risico’s te herkennen en te beperken.
Wie moet de checklist invullen?
Bij voorkeur HR, finance, juridische zaken, inkoop en de manager die de zzp’er inzet. De directe opdrachtgever kent de praktijk het best.
Moet ik bestaande zzp-contracten opnieuw beoordelen?
Ja, zeker bij langdurige of verlengde opdrachten. Controleer of de praktijk nog past bij zelfstandige samenwerking.
Wat als de checklist veel risico’s laat zien?
Pas de opdracht aan of kies een andere arbeidsvorm. Soms is een dienstverband passender dan zzp-inhuur.
